第二十屆圖書館服務隊 第一次幹部會議紀錄

第三十八屆圖書資訊學系系學會

第二十屆圖書館服務隊

第一次幹部會議紀錄

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會議日期：98年3月24日 （一） 12:20~13:30
會議時間：12:20~13:30
會議地點：文開樓206

應到人員：10
實到人員：10
缺席人員：無

◆ 會議流程

1. 執行長說明各幹部工作分配

2. 本次服務隊初步各種注意事項



◆ 會議內容

■執行長說明各幹部工作

大隊長工作職掌

1. 對外代表本服務隊，負責籌備期間之接洽事宜及接待外賓。

2. 為本服務隊之決策最後決定者。

3. 督導本服務隊整體運作方向。

4. 幹部因故無法行使職權時得由服務隊隊長臨時任命其他人員代理。

5. 勘查並評估活動場地及資源。

6. 控制本服務隊之收入及支出，並核發管理經費。

7. 擬定總企劃書，擬定各籌備會議召開時間。

8. 建立臨時會議機制，將以電話方式或網路通知各組人員以臨時會方式召開會議，由職權上下之區隔，相互通知，避免缺漏。

9. 在行前以及每個活動結束的當天，召開臨時會議，檢討當日行程，以杜絕錯誤一再發生。

10. 負責召開說明會。

11. 召開總檢討會。

執行長工作職掌

1. 協助隊長籌備招募說明會。

2. 負責召開籌備會議、行前會議。

3. 隊長因故無法行使其職權時，暫代行其職。

4. 監督各行政組事務之進度，對內定出時程表，以控制各組進度是否延滯。

5. 協助勘查並評估活動場地及資源。

6. 協助隊長擬定總企劃書。

7. 輔助隊員並協助其解決問題。

8. 提醒各幹部及隊長會議相關事宜。

文書工作職掌

1. 負責各項會議記錄及資料（電子檔、紙本）建檔。(ex.簽到表、財物清單)

2. 製作隊員通訊錄及各類海報。

3. 負責發送感謝函予相關單位。(ex.學校長官)

4. 製作家長同意書及服務心得表單。

總務工作職掌

1. 協助編列服務隊經費。

2. 列席預、決算。

3. 經費收支之管理及紀錄。

4. 活動相關費用之收取。

5. 建立財務報表（電子檔、紙本）。

6. 管理服務隊財產。(ex.睡袋、護貝機……)

生管工作職掌

1. 負責隊員之食、衣、住、行事宜。

2. 負責辦理醫療保險事宜及醫藥箱保管。

3. 出隊期間營本部之規劃、管理及清潔工作之分配。

4. 訂定隊員生活公約、工作分配表、規劃公用物品，敦請隊長裁事。

5. 製作隊員行前通知單。

資管工作職掌

1. 系統使用之教學。

2. 當地編目系統之管理。

3. 製作服務隊之成果展。

公關工作職掌

1. 協助向外推廣本服務隊宗旨。

2. 負責尋求服務隊經費贊助對象。

3. 負責與贊助對象進行聯絡、寄送相關資料等事宜。

4. 協助隊長、執行長接待外賓。

5. 負責活動照片拍攝及沖洗。


■各幹部提問

■ 公關股：

新增和過往的贊助單位整理

■ 文書股

海報的製作和各服務學校隊分類法海報的需求?

■ 總務股

本屆是否每人還是交1000元，還是看人數再決定繳交的金額

■ 生管股

採買清單的規劃和服務隊物品整理登記時程